Web会議の営業で成果を出すためのコツ？オンラインのメリットやポイントを解説！

以前の会議といえば会議室に参加者全員が集まって話し合いを進めていく形が普通でした。しかし最近は新型コロナウイルスの影響などもあり、オンラインで会議や営業をする企業が急速に増加しております。そして現在リモート会議・営業の主流になっているのが”Web会議システム”であり、その効果に注目する企業も増加傾向にあります。

そこで本記事では現在注目を集めているWeb会議システムについて詳しく解説し、オンライン会議のメリットやポイント、成果を出すためのコツなどについて紹介をしていきます。

営業にWeb会議を利用するケース

以前は顧客の元まで何度も足を運び、定期的な訪問をするのが一般的な営業のスタイルでした。しかしオンライン機能が発達した現在は、営業にWeb会議システムを利用するケースも多く見受けられます。

顧客へのアプローチ

営業にWeb会議システムを利用すれば、今までは電話のみでアプローチしていた遠方の顧客とも訪問と同様のアプローチが可能になりさらなる効果が期待できます。そしてWeb会議システムにより顔を見て話しながら打ち合わせをしたり、同じ資料を同時に閲覧できたりもするので以前よりお互いの親近感も増していくのです。

クロージング

ビジネスにおける”クロージング”とは、顧客との成約や成約までの商談などを指します。したがってクロージングは契約の最終段階であり、売り上げに直結する段階といっても過言ではありません。そしてWeb会議システムをクロージングで活用することで成約までの時間が大幅に短縮され、利益率が向上して成果獲得に繋がっていくのです。

結果としてWeb会議システムを活用すればクロージングまでの交通費や移動時間などを削減でき、他顧客へのアプローチの時間も確保できるのです。

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Web会議で営業活動をするメリット

Web会議システムを活用すればリモートでも営業をおこなうことができるので、業務の効率化に繋がっていきます。そしてWeb会議システムで営業活動をおこなえば数点のメリットを得ることも可能です。

労働時間や経費の削減

Web会議システムを導入するには多少の初期投資が必要ですが、通常の営業でかかる交通費や移動時間などと比較すれば経費削減に繋がります。特に遠方の顧客との打ち合わせや交渉時にWeb会議システムを活用すれば、宿泊費や交通費、さらには人件費などの削減にも繋がるのも嬉しいポイントです。結果としてWeb会議システムを活用することで、労働時間やさまざまな経費の削減に繋がるのはいうまでもありません。

営業範囲の拡大

Web会議システムは場所を問わずに営業活動ができ、インターネット回線とパソコンさえあればどこでも営業することが可能です。したがって毎回営業先まで足を運ぶ必要がないので、営業範囲を限りなく拡大させることができます。結果としてWeb会議システムを活用することで遠方の見込み客へも営業をかけることができるのもメリットといえます。

資料や映像を共有して使用できる

従来は遠方の顧客との仕事の打ち合わせや営業に関して電話などの声のみの情報共有だったので、重要な情報などが伝わりにくい場合もありました。一方のWeb会議システムではリモート画面で相手と話をしながら、必要な資料や映像なども共有して使用できるので細かな情報も伝わりやすいのがメリットです。そして顧客に営業する際も、提案資料などを共有しながら交渉できますので成約率も向上していくのも嬉しいポイントといえます。

商談数の増加やリードタイムの短縮ができる

Web会議システムを活用すれば遠方の顧客との営業や打ち合わせ時や、訪問するための移動時間なども不要なので大幅な時間の削減にも繋がります。そして時間が大幅に削減されることで商談数が増加して利益向上にも繋がっていくのです。さらにリードタイムの短縮も可能になり、顧客へのレスポンスが早くなることもメリットといえます。

Web会議で営業活動をするデメリット

Web会議システムを活用して営業活動を展開すれば多くのメリットを得ることができますが、同時にデメリットも複数生じていきます。ではWeb会議システムで営業活動をするデメリットについて解説していきましょう。

顧客の反応がわかりづらい

Web会議システムを利用すれば遠方の顧客とも簡単に交渉などもできますが、実際に目の前にはいないので顧客の反応が分かりづらいのがデメリットです。相手の表情などもわかりにくいので商品やサービスにどれくらい関心を持っているのかも推測できず、顧客と営業側で温度差が出てしまうこともあります。

事前準備に時間がかかる

Web会議システムは簡単に導入できるツールであり、インターネットの環境が整っていればすぐに利用可能です。しかし営業などの交渉時に回線が途絶えたりしないように事前に入念な準備が必要になります。準備にはインターネットの回線の準備や資料の作成が重要なポイントです。

そして資料は従来使用していた紙媒体の資料などでは十分な対応ができません。したがってパソコンを利用しての資料作りも必要になるのです。このような観点から事前準備に時間や労力が掛かってしまうのがデメリットといえます。

Web会議システムをうまく使えるかどうかで営業成績が変わってしまう

Web会議システムで営業をするということは、システムの機能をうまく使いこなさなければなりません。例えば交渉中に適切なタイミングで必要な資料を掲示したり、アピールポイントなどを示したりするコツやスキルが重要です。したがって効率的にシステムを活用できなければスムーズな営業ができず、十分な成果を得ることができない場合もあります。

結果としてWeb会議システムのコツをつかみ、うまく使いこなせるかどうかで営業成績が変わってしまうのがデメリットといえます。

関係構築が難しい

従来の営業スタイルでは顧客への”挨拶回り”などを定期的に実施し、顧客との関係を構築してきました。一方のWeb会議システムなどのオンライン上のみでのやり取りでは挨拶回りなどの簡易的な接触ができず、顧客との関係構築が難しいのがデメリットです。したがって従来のように何度も訪問し、しっかりとコミュニケーションを計りながら信頼関係を築く営業などもできません。

Web会議システムを活用した営業では顧客を訪問する手間がない反面、訪問しないがゆえに生まれてくるデメリットも生じていくのです。

営業活動で利用するWeb会議システムの選び方

Web会議システムを利用するためのツールは多種多様であり、使用するツールによって作業効率も大幅に変わっていきます。では営業活動で利用するWeb会議システムの選び方について解説をしていきましょう。

URL接続であるかどうか

ログインが必要な種類のものもWeb会議システムの中にはあり、開くたびにログインしなくてはならないので交渉などもスムーズにできない場合もあります。そこでおすすめなのがURLでWeb会議システムに接続する方法です。URLを活用すれば顧客に事前にURLを提示し、クリックするだけで接続が完了します。URLを使用すればログインIDなどがなくても簡単にシステムにアクセスでき、効率的な作業が実現されていくのです。

画面共有機能があるかどうか

Web会議システムを利用して営業していくとなると、顧客側に的確にアピールポイントなどを伝える必要があります。そして的確な情報共有で欠かせないのが”画面共有機能”です。リモートで営業時に画面共有機能があれば、パワーポイントなどで作成した資料を画面共有しながら顧客に的確にアピールできます。Web会議システムの中には単純に会議するための機能しか持ち合わせておらず、画面共有機能などがないものもありますので事前確認をしましょう。

資料共有・ペンツールがあるかどうか

Web会議システムで”資料共有”ができれば、提示する資料などもアップロード後に顧客側でダウンロードできて便利です。さらにPDFをメールなどでの添付も不要になり、即座にダウンロードできるのも嬉しいポイントといえます。また、画面上の資料に直接記入して伝えたいことを強調できる”ペンツール”があれば効率的に交渉を進めていくことも可能です。

録画・録音機能があるかどうか

Web会議システムの中には”録画・録音機能”が搭載されているものがあります。交渉の進捗状況を録画・録音し後から振り返ることで交渉内容などもしっかりと把握できるのがメリットです。また録画した内容を研修や、今後の営業活動のための勉強会などにも役立てることができます。

Web会議の営業で成果を出すためのコツ

Web会議システムを利用して営業していくことで、訪問などの手間が省けて効率的な営業活動が促進されます。では実際にWeb会議の営業で成果を出すためのコツにはどのような点が挙げられるのでしょうか。

オンラインツールや環境の準備を怠らない

Web会議システムを利用して営業する場合は交渉中に通信障害が発生した場合や、明確な資料が提示できなければ効果の高い営業活動はできません。したがって事前にオンラインツールや資料の準備を徹底しておくことが重要です。また顧客側に対して事前にWeb会議システムで商談できる環境かどうか、使用するツールの指定があるかなど環境面に関しても確認するのも1つのコツといえます。

見え方に注意する

Web会議システムでオンライン営業していくのであれば、相手への”見え方”も重要です。例えば暗い場所を選んで交渉を進めても、画像が暗くなってしまうことで相手に暗い印象を与えてしまいます。逆に明るい場所で交渉を進めていけば明るい印象を相手に与えることができ、全体的に好印象を与えて交渉もスムーズに進んでいくのです。

画面共有の仕方は事前に学んでおく

リモートで営業していく際に、画面共有の仕方は事前に学んでおくことも重要です。例えば画面共有のコツを掴めず不慣れでは資料の共有などもスムーズにできず、交渉が滞ってしまうこともあります。また操作になれずコツを掴んでいなければ、交渉中に顧客に見せたくない資料なども誤って掲示してしまう場合もあるのです。このような観点からも画面共有の仕方を事前に学びコツを掴めば、Web会議システムの活用により大きな成果を得ることができます。

アイスブレイクを怠らない

Web会議システムを利用したオンラインの営業では必要な情報のみを伝えていく交渉的な雰囲気が強くなるので、顧客との親密性を作ることが困難です。そしてひたすら商品説明・サービス説明のみを顧客にすれば「セールスされた」などのマイナスな印象を与えてしまうかもしれません。そこで重要になるのが”アイスブレイク”です。

アイスブレイクとは顧客との親密性を計る手法の総称を指します。例えば初回交渉時には名刺交換代わりに自己紹介などの挨拶をするなど、簡単なコミュニケーションを心がけることで顧客との距離が近くなり成果に繋がっていくのです。

Web会議の営業が失敗するケース

Web会議システムは正しく利用すれば高い効果を得ることができる便利なツールですが、利用方法を間違えれば効率的な営業が展開されません。ここからはWeb会議の営業が失敗するケースを紹介していきます。

コミュニケーションが一方的になってしまう

オンライン上で資料を共有して相手に説明しているだけでは、顧客が質問のタイミングを逃したりするなど一方的なコミュニケーションになってしまいます。一方的なコミュニケーションになれば相手が内容にどれくらい関心を持っているかもわかりにくく、交渉が失敗に終わってしまうケースも多いです。交渉を成功させるためにも一方的なコミュニケーションではなく、相手に対して質問や呼びかけなどをおこないながら交渉を進めていくのも1つのコツといえます。

音声や機器のトラブルで商談が中断されてしまう

顧客の環境、セキュリティー次第でツールに接続ができず、音声や機器のトラブルが発生して商談が中断してしまうケースも多いです。上記のようなケースを予防するためにも事前に顧客とツールの確認や、万が一に備えての方法なども検討しておきましょう。

リスケされてしまう

対面での交渉であれば実際に遭って話を進めるので約束日時に”相手が来る”という心理が働き、アポイントを忘れることも少ないです。しかしオンライン営業では規定の日時になれば知らせなどもなく開催されますので、うっかり約束の日時などを忘れてしまうこともあります。上記のようなケースを避けるためにも、事前に顧客に開催日時などを知らせるメールなどをこまめに発信するなどの工夫をするのもコツの1つです。

Web会議を成功へと導くステップ・ポイント

Web会議システムは迅速かつ効率的に顧客への営業を可能にしたツールであり、効果的に使用することで大きな成果を得ることができます。ではWeb会議を成功へと導くステップ・ポイントを紹介していきましょう。

共有画面を忘れない

Web会議システムを活用し効果の高い営業をおこなうには、顧客と常に画面の共有を行いながら交渉を進めていくことが重要です。人間は多くの情報を主に視覚から得ていますので交渉時に資料がなく、口頭のみの説明などでは顧客が内容を把握できず、スムーズな交渉が展開されません。したがってWeb会議で高い効果を得るためにも、常に顧客との画面共有を徹底しましょう。

ファシリテーションを意識する

Web会議では一方的なコミュニケーションにならないようにファシリテーションを意識することも重要です。こちらからの一方的な提案ではなく、顧客が発言できる場面も設けていきましょう。例えばこちらからの提案が終了した後に、提案に関する質問などを募って活気的な質疑応答がおこなわれるように工夫していくのです。そして活発的な質疑応答が実施されれば、Web会議で有意義な時間を過ごすことができ、効果も高まっていきます。

議事録を共有する

Web会議での決定事項・詳細などをまとめたものが”議事録”です。議事録を共有しておくことで今後の方針などの指標にもなり、今後の活動の指針にもなります。また議事録を共有すれば今後の商談時などの資料にもなりますので保存・共有を徹底しておきましょう。

Web会議をうまく使って営業で成果を出しましょう！

従来の営業方法は、客先に足を運んで信頼度を高めていく営業方法がメインでした。もちろん上記の手法を活用すれば顧客からの信頼度も高まり継続的な契約に結び付いていきます。しかし足を運んでの営業では遠方での営業の際に、多くの時間と経費を費やしてしまうのです。そして成約に結びつかなければ時間と経費をロスしてしまいます。

一方Web会議システムを活用すれば近くの顧客は勿論のこと、遠方の顧客に対しても迅速に営業をかけることができ、経費を大幅に削減できます。また今まで営業をかけることができなかった遠方の見込み客などに対しても効率的な営業をかけることも可能です。今後自社でWeb会議システムの活用を検討しているのであれば、ぜひ本記事を参考にして頂き大きな成果を上げて下さい。

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